Musik på gruppträningen: vad behöver instruktören och gymmet komma överens om?

Instruktören och gymmet bör före det första passet skriftligen komma överens om musikval, rättigheter, kostnader, uppspelningsutrustning och rutiner för vikarier. Bestäm samtidigt vem som utreder vilka licenser som behövs och hur uppgifterna hålls aktuella.

En tydlig arbetsfördelning beskriver vem som gör vad, vilken musik som får användas och hur förändringar hanteras. Kontrollera också att det ni kommit överens om stämmer med musiktjänstens och licensernas villkor.

Den här guiden hjälper gymägare, gruppträningsansvariga och instruktörer att komma överens om musikrutiner i Finland.

1. Bestäm vem som ordnar musikrättigheter och licenser

Börja med att beskriva användningen: vilken musik ska spelas, var hålls passen och spelas musiken via en tjänst eller från egna filer? Be musiktjänsten förklara vad avtalet omfattar och vilka rättigheter ni behöver ordna separat.

Musiikkiluvats licens Taustamusiikki kuntosalissa omfattar inte ledda träningspass. Gymmet och instruktören kan komma överens om vem som skaffar licensen för ledd träning. Källa: Musiikkiluvat – Musiklicenser för träningsverksamhet

Musiikkiluvats licens Taustamusiikki ohjatussa liikunnassa gäller per verksamhetsställe. Priset påverkas av antalet pass per vecka och träningslokalens yta. Bestäm vem som lämnar och uppdaterar de uppgifter som behövs. Källa: Musiikkiluvat – Taustamusiikki ohjatussa liikunnassa

Den personliga licensen Musiikkilupa liikunnanohjaajalle omfattar en instruktörs musikanvändning under högst 60 ledda träningspass per kalenderår samt kopiering av musik för dessa pass. Om ni använder den licensen, bestäm hur antalet pass ska följas upp. Källa: Musiikkiluvat – Musiikkilupa liikunnanohjaajalle

Dokumentera licensinnehavare, användning, verksamhetsställen och giltighetstid. Kontrollera att licenserna och tjänstens villkor passar just den musik och verksamhet ni har valt.

2. Kontrollera kopiering, offlineanvändning och onlinepass separat

Beskriv också hur musiken förbereds inför passet. Använder instruktören en spellista i tjänsten, laddas musiken ner i appens eget offlineläge eller kopieras separata ljudfiler till en enhet?

Kontrollera villkoren för varje användningssätt. Musiikkiluvats Toimipaikan tallennuslupa gäller kopiering av musik för offentligt framförande vid ett angivet verksamhetsställe. Den omfattar inte i sig rätten till offentligt framförande. Källa: Musiikkiluvat – Kopieringslicens för ett verksamhetsställe

Bestäm vem som får förbereda och använda filerna och hur en vikarie får tillgång till den musik som behövs. Ta också reda på vad tjänstens offlineanvändning kräver och hur ni testar den före passet.

För onlinepass behöver musikrättigheterna bedömas separat. Musiikkiluvats strömningslicens för träning är en tilläggslicens för att direktsända musiken från ett pass på plats i en sluten onlinemiljö. Den omfattar inte passinspelningar eller sändning via sociala medier. Kontrollera samtliga villkor före användning. Källa: Musiikkiluvat – Strömningslicens för träning

Om ni vill publicera en video av passet eller en reklamvideo, lägg in kontrollen av musikrättigheterna som en separat uppgift före publiceringen.

3. Dokumentera arbetsfördelningen och kostnaderna

Tabellen nedan är ett förslag till arbetsfördelning. Anpassa den efter hur gymmet och instruktören arbetar.

Kom separat överens om vem som betalar musiktjänsten, eventuella musiklicenser och extra utrustning för instruktören. Ange också om kostnaderna ingår i arvodet eller ersätts separat och hur ytterligare inköp godkänns.

4. Kom överens om musikval och ändringar

Instruktören behöver veta hur fritt musiken får väljas. Gymmet behöver veta vilken musik som används i dess gruppträningsutbud.

Bestäm åtminstone:

• om musiken väljs ur gymmets gemensamma utbud eller från en källa som instruktören föreslår
• vem som kontrollerar användningsvillkoren för en ny musikkälla
• vilka riktlinjer som gäller för låttexter och musikstilar
• hur musiken anpassas till uppvärmning, träningsdelar och avslutning
• hur kundernas respons hanteras.

Om passet är noggrant uppbyggt kring viss musik, gå också igenom hur en vikarie ska hålla det. Ett musikbyte kan innebära att passets upplägg behöver ändras.

5. Bestäm utrustning och rutiner vid avbrott

Avgör om gymmets uppspelningsenhet eller instruktörens egen enhet ska användas. Testa lösningen med gymmets faktiska ljudsystem.

Kontrollera före det första passet att:

• nödvändiga kablar, adaptrar och möjlighet att ladda finns tillgängliga
• musiken hörs i rätt rum och instruktören kan justera den
• rösten hörs tydligt över musiken vid en lämplig ljudnivå
• aviseringar och telefonsamtal inte avbryter uppspelningen
• musiken fungerar med den planerade internetanslutningen
• det finns en överenskommen rutin för anslutningsavbrott och utrustningsfel.

Om reservplanen omfattar en annan enhet eller musikkälla, testa den och kontrollera rättigheterna att använda musiken. Utse också en kontaktperson som instruktören kan få hjälp av.

6. Planera för vikarier och byte av instruktör

En vikarie bör få instruktioner och nödvändiga behörigheter före passet. Kontrollera samtidigt att musikvalet och licenslösningen passar det pass som vikarien ska hålla.

Skriv ner var vikarien hittar passupplägg, tillåten musik och instruktioner för utrustningen. Bestäm vem som kontrollerar uppspelningen och vem som ska kontaktas om något inte fungerar.

När samarbetet med en instruktör avslutas, ta bort behörigheter som inte längre behövs och kom överens om återlämning av utrustning. Kontrollera tjänstens och licensernas villkor för fortsatt användning av gemensamma spellistor och eventuella musikfiler.

Checklista för era gemensamma instruktioner

• [ ] Musikanvändningen och passen är beskrivna.
• [ ] Musiktjänsten, nödvändiga rättigheter och ansvarig för att ordna dem är angivna.
• [ ] Betalningsansvar och eventuell kostnadsersättning är överenskomna.
• [ ] Det är bestämt hur antal pass och förändringar ska rapporteras.
• [ ] Rutinerna för musikval och innehåll är tydliga.
• [ ] Uppspelningsenhet, anslutningar och mikrofon har testats.
• [ ] Det finns instruktioner för vikarier och avbrott.
• [ ] Offlineanvändning, filkopiering och onlinepass har kontrollerats när de används.
• [ ] Inställningar efter passet och rutiner när samarbetet avslutas är överenskomna.

Uppdatera instruktionerna när musiktjänsten, passutbudet, utrustningen eller villkoren för samarbetet ändras.

Vanliga frågor

Vem betalar musiken till gruppträningen?

Skriv in kostnadsfördelningen i avtalet mellan instruktören och gymmet. Skilj på musiktjänst, eventuella musiklicenser och utrustningskostnader. Ange om kostnaderna ingår i arvodet eller faktureras separat.

Kan instruktören spela musik från sin egen telefon?

Kom överens med gymmet om användningen av en egen enhet och testa att den fungerar med utrustningen. Kontrollera också musiktjänstens villkor, musikrättigheterna och hur samtal och aviseringar påverkar uppspelningen.

Vad behöver kontrolleras när en vikarie ska hålla passet?

Kontrollera vilken musik vikarien ska använda, tillämpliga rättigheter, tillgång till uppspelningsutrustning och instruktioner för passet. Gå också igenom hur musiken avslutas och rummet återställs inför nästa användare.

Prata med Vibeful om musiken till gruppträningen

Berätta för Vibeful vilka pass du ordnar, hur många instruktörer som använder musiken och vilka enheter ni spelar från. Nämn också eventuell offlineanvändning eller onlinepass.

Be om bekräftelse på hur Vibefuls musikutbud, användningsvillkor och uppspelningslösningar passar den planerade verksamheten. Dokumentera sedan det överenskomna arbetssättet i gymmets och instruktörens gemensamma instruktioner.