Kuntosalin musiikkipalvelun tilaus: mitä hintaan kuuluu ja mistä maksat erikseen?

Kuntosalin musiikkipalvelun tilaus antaa pääsyn palvelun musiikkiin ja sovittuihin toistotoimintoihin tilauksen ehtojen mukaisesti. Kokonaisuuteen voivat kuulua myös soittolistat, hallintatyökalut ja tuki. Tilauksen todellinen sisältö selviää siitä, mitä musiikkia saa käyttää, missä sitä saa soittaa ja mitä toimintoja hinta kattaa.

Kuukausimaksun lisäksi kannattaa selvittää mahdolliset erilliset musiikkiluvat, laitteet, asennus ja lisätilojen käyttö. Osa näistä voi sisältyä tarjoukseen, osa maksaa erikseen ja osa ei välttämättä ole saatavilla valitussa paketissa.

Tässä oppaassa käymme läpi, miten luet tarjouksen ja lasket kuntosalisi musiikin kokonaiskustannuksen. Musiikkilupia koskeva osuus käsittelee Suomea.

Mitä kuntosalin musiikkitilaukseen voi kuulua?

Aloita palvelun perussisällöstä. Pyydä erittely juuri siihen tilaukseen, jota olet harkitsemassa. Alla olevat kohdat ovat tarkistettavia asioita, eivät yhden palvelun ominaisuusluettelo.

Kuuntele valikoimaa myös salin omilla kaiuttimilla. Arvioi, löytyykö siitä riittävästi sopivaa musiikkia aukioloaikoihin, asiakaskuntaan ja eri tilojen tarpeisiin. Näin voit verrata tilauksen sisältöä todelliseen käyttöön.

Miksi toimipaikka, musiikkialue ja käyttäjä kannattaa erottaa?

Hinnoittelua arvioitaessa on tärkeää ymmärtää, mitä palvelun ilmoittama yksikkö tarkoittaa.

Toimipaikka on esimerkiksi yksi kuntosali. Musiikkialue voi olla vastaanotto, harjoittelualue tai erillinen ryhmäliikuntasali. Käyttäjä on palvelua hallinnoiva henkilö, ja samanaikainen toisto kuvaa yhtä aikaa käytössä olevia musiikkitoistoja.

Yhdessä toimipaikassa voi siis olla useita käyttäjiä ja tarve soittaa eri musiikkia samaan aikaan. Kerro nämä tarpeet tarjouspyynnössä erikseen.

Esimerkiksi kuntosalialueella ja vastaanotossa voi soida sama musiikki, kun ryhmäliikuntasalissa ohjaaja käyttää omaa musiikkikokonaisuutta. Pyydä vahvistus siitä, miten tällainen käyttö hinnoitellaan ja millaiset laitteet se edellyttää. Pelkkä kaiuttimien määrä ei kerro, montako erillistä toistoa tarvitset.

Sisältyvätkö musiikkiluvat tilausmaksuun Suomessa?

Vastaus riippuu palvelun sopimuksesta, valitusta musiikista ja käyttötavasta. Pyydä kirjallinen selvitys siitä, mitä oikeuksia palvelun maksu kattaa ja mitä pitää mahdollisesti hankkia erikseen.

Musiikkilupien Taustamusiikki kuntosalissa -lupa koskee taustamusiikin julkista esittämistä kuntosalien asiakastiloissa. Se on toimipaikkakohtainen, ja hinta määräytyy asiakastilan pinta-alan mukaan. Tarkista, soveltuuko lupa valitsemaasi musiikkiin ja käyttöön. Lähde: Musiikkiluvat – Taustamusiikki kuntosalissa

Musiikkiluvilla on ohjattuun liikuntaan oma lupa, jonka hinnoitteluun vaikuttavat viikoittaiset tunnit ja liikuntatilan koko. Se ei kata musiikin tallentamista. Myös etäosallistujille välitettävän musiikin oikeudet pitää selvittää erikseen. Lähde: Musiikkiluvat – Taustamusiikki ohjatussa liikunnassa

Kuvaa palvelulle taustamusiikin lisäksi mahdollinen ryhmäliikunta, tiedostojen kopiointi ja verkkotunnit. Oikeuksien kirjallisen erittelyn pitäisi vastata näitä käyttötapoja.

Mitkä kulut voivat tulla tilauksen lisäksi?

Pyydä jokaisesta tarvitsemastasi osasta selkeä vastaus: sisältyy hintaan, maksaa erikseen tai ei kuulu tarjottuun ratkaisuun.

Laitteet ja asennus. Selvitä, tarvitaanko uusi toistolaite, sovittimia tai muutoksia nykyiseen äänentoistoon. Tarkista, ostetaanko vai vuokrataanko laitteet ja kuka vastaa asennuksesta. Musiikkipalvelun ohjelmisto ja fyysinen äänentoisto kannattaa eritellä tarjoukseen.

Lisätoimipaikat ja erillinen musiikki eri tiloissa. Kysy, muuttaako toinen sali tai uusi itsenäinen musiikkialue tilauksen hintaa. Pyydä myös tieto siitä, miten lisäys tehdään kesken sopimuskauden.

Perehdytys ja tuki. Selvitä, kuuluuko käyttöönottoon opastus ja auttaako tuki myös laitteiden liittämisessä. Tarkista mahdollisten asennuskäyntien, lisäkoulutuksen ja erillisen tukipalvelun hinnat, jos tarvitset niitä.

Yhteydet ja muutostyöt. Laske mukaan musiikin käyttöä varten tarvittavat uudet yhteydet tai verkkoparannukset. Erottele ne salin jo olemassa olevista kuluista.

Mahdolliset erilliset musiikkioikeudet. Lisää budjettiin ne luvat ja oikeudet, jotka selvityksen mukaan tarvitaan palvelutilauksen lisäksi. Näin sama kustannus ei jää huomaamatta eikä sitä lasketa kahdesti.

Kuukausihinta, laskutusjakso ja sopimuskausi

Tarkista kolme asiaa erikseen: miten hinta ilmoitetaan, milloin se laskutetaan ja kuinka pitkäksi aikaa sitoudut.

Kuukausihintana esitetty summa voi olla vuosimaksusta laskettu vertailuhinta. Selvitä siksi, laskutetaanko kuukausittain vai etukäteen pidemmältä ajalta ja mikä on ensimmäisen laskun summa.

Käy läpi myös:

• mahdollinen vähimmäissopimuskausi
• irtisanomisaika ja irtisanomisen tapa
• sopimuksen uusiminen ja hinnanmuutosten ehdot
• palvelun muuttaminen, laajentaminen tai mahdollinen tauottaminen
• vuokralaitteiden palautukset ja tilauksen päättymisen käytännöt.

Jos käytössä on kokeilu tai tarjousjakso, varmista sen kesto, sisältö ja jatkumisen ehdot. Tarkista myös tavallinen hinta tarjousjakson jälkeen.

Näin lasket tilauksen kokonaiskustannuksen

Pyydä kertakulut ja jatkuvat kulut erikseen. Laske jatkuviin kuluihin kaikki vahvistetut maksut: palvelu, tarvittavat lisätoiminnot, mahdolliset laitevuokrat ja erilliset musiikkioikeudet.

Kun jatkuvat kuukausikulut pysyvät samoina koko vuoden, voit käyttää kaavaa:

Ensimmäisen vuoden kustannus = 12 × jatkuvat kuukausikulut + kertakulut.

Kuvitteellinen laskuesimerkki, ei Vibefulin hinnasto: jos kaikki vahvistetut jatkuvat kulut ovat yhteensä 70 €/kk ja kertakulut 120 €, ensimmäinen vuosi maksaa 960 €. Esimerkin summat ovat ilman arvonlisäveroa.

Jos hinta, käyttökuukaudet tai tilojen määrä muuttuvat vuoden aikana, laske kulut jaksoittain. Käytä vertailussa samaa ajanjaksoa ja samoja käyttötarpeita. Esitä summat johdonmukaisesti joko ilman arvonlisäveroa tai arvonlisäverollisina. Merkitse laskelmaan erikseen, mitä arvioitu summa ei sisällä.

Tarkistuslista ennen musiikkitilauksen hyväksymistä

• [ ] Musiikkivalikoima on kuunneltu ja sopii salin käyttöön.
• [ ] Tilaukseen kuuluvat toimipaikat, käyttäjät ja samanaikaiset toistot on määritelty.
• [ ] Tarvittavien toimintojen saatavuus ja hinta on vahvistettu.
• [ ] Käyttöoikeudet ja mahdolliset erilliset luvat on selvitetty kirjallisesti.
• [ ] Laitteiden omistus tai vuokraus sekä asennuskulut ovat tiedossa.
• [ ] Perehdytys ja tuen laajuus on kuvattu.
• [ ] Kertakulut, jatkuvat kulut ja arvonlisäveron käsittely on eritelty.
• [ ] Laskutusjakso, sopimuskausi ja irtisanomisehdot ovat selvät.
• [ ] Mahdollisen tarjousjakson jälkeinen hinta on tiedossa.

Hyvä tarjous vastaa suoraan siihen, mitä juuri sinun kuntosalisi tarvitsee ja mitä kokonaisuus maksaa sovittuna ajanjaksona.

Usein kysytyt kysymykset

Sisältyykö musiikkitilaukseen toistolaite?

Tarkista tämä tarjouksesta. Palvelun soitinohjelmisto, erillinen toistolaite ja kaiutinjärjestelmä ovat eri osia. Pyydä vahvistus siitä, mitä voit käyttää nykyisillä laitteillasi ja mitä mahdollisesti tarvitset lisää.

Voiko yksi tilaus kattaa koko kuntosalin?

Se riippuu sopimuksen laajuudesta ja salin käyttötavoista. Kuvaa toimipaikka, musiikkialueet ja samanaikaisen toiston tarve. Pyydä niiden perusteella vahvistettu hinta.

Onko vuosittain maksettava tilaus aina edullisempi?

Vertaa koko sopimuskauden kustannusta ja ehtoja. Huomioi mahdollinen alennus, maksun ajankohta ja se, kuinka pitkään tarvitset palvelua. Tarkista myös, mitä tapahtuu, jos käyttö muuttuu kesken kauden.

Kattaako musiikkipalvelun maksu kaikki musiikin käyttöoikeudet?

Varmista kattavuus kirjallisesti juuri käyttämällesi musiikille ja käyttötavoille. Taustamusiikki, ohjatut tunnit, kopiointi ja verkossa julkaistava sisältö kannattaa kuvata erikseen.

Pyydä Vibefulilta kuntosalisi käyttöön sopiva erittely

Kerro Vibefulille salisi toimipaikat, musiikkialueet, ryhmäliikunta ja nykyiset toistolaitteet. Kuvaa myös henkilökunnan käyttötarpeet ja mahdollinen offline-toisto.

Pyydä ajantasainen erittely tilauksen sisällöstä, käyttöoikeuksista, laitevaatimuksista ja kokonaiskustannuksesta. Näin voit arvioida Vibefulia sen perusteella, mitä oma salisi tarvitsee päivittäin.